Als het zo lastig is om het persoonlijke en inhoud uit elkaar te houden wat kunnen we daar dan aan doen? Alles anoniem maken is een mogelijkheid, ook de verplichting om tegenargumenten te noemen kan helpen. Immers als je verplicht bent op zoek te gaan naar tegenargumenten dan doe je dat omdat het moet en niet omdat je iemand wilt afzeiken. Eigenlijk zou je op zoek moeten naar nieuwe rituelen die je gebruikt om tegendenken een plek te geven. Bijvoorbeeld, als er in een vergadering een nieuw idee of plan wordt gepresenteerd maken we een rondje en moet iedereen een (of twee) tegenargument inbrengen. Dat kan mondeling maar misschien zou het nog beter zijn dit schriftelijk te doen. Lastig is wel dat je voor je het weet een enorme discussie krijgt, een goed en helder format is daarom wel zo handig.
Een methode die ik tegenkwam tijdens onze zoektocht is “ritual dissent” (ritueel afwijken). Bij een plan, idee, voorstel, strategie of wat dan ook kan je deze methode gebruiken om tot verbetering te komen. Het gaat als volgt.
- Je nodigt een groep mensen uit om in een workshop-achtige setting jouw voorstel te bespreken. Volgens de bedenkers zouden dat vooral veel mensen van buiten moeten zijn. Dat is ongetwijfeld goed, maar als je dit vaak wilt doen wel lastig te organiseren. Ik denk dat het ook in een vergadering met collega’s moet kunnen of zelfs binnen een projectgroep, maar het is wel handig als er mensen met een verschillende achtergrond bij zitten. Uiteraard krijgen deze mensen (de critici) een korte introductie op het doel en een uitleg van de methode en de bijbehorende regels.
- De inbrenger houdt een korte presentatie over het achterliggende probleem en het idee (voorstel plan etc.) dat dit probleem moet oplossen. De critici luisteren aandachtig maar geven geen commentaar.
- Vervolgens draait de inbrenger zich om en gaat met de rug naar de critici zitten. De toehoorders bekritiseren vervolgens het idee zonder enige remming. Ze geven allerlei redenen waarom dit idee niet gaat werken en komen met alternatieven die het probleem beter oplossen. De inbrenger hoort aan wat er gezegd wordt en maakt aantekeningen.
- Na het leveren van de kritiek krijgt de inbrenger wat tijd om zijn / haar gedachten te ordenen. Vervolgens draait hij zich weer om en vertelt wat hij / zij geleerd heeft. Noch de inbrenger noch de toehoorders hoeven zaken verder toe te lichten of te verantwoorden. De inbrenger neemt het geleerde mee en gaat er mee aan de slag (of besluit om met het idee te stoppen).
Een wat uitgebreidere vorm is om in een dagdeel meerdere problemen / ideeën te bespreken in verschillende groepen waarbij het idee / probleem steeds weer in een nieuwe groep besproken wordt.
Niet alleen maakt deze methode van het leveren van kritiek een ritueel, ook legt het de focus op luisteren naar de inhoud. Soms zal wel duidelijk zijn wie het zegt, maar de mimiek, de houding en de non-verbale reacties van anderen blijven allemaal achterwege.
Stijn van Liefland